Conseils pour réussir vos réunions
Combien de fois, êtes-vous ressorti d’une réunion avec le sentiment d’avoir perdu votre temps ? Avez-vous été gavé d’informations indigestes ? Avez-vous un jour somnolé face au long monologue d’un manager ou ressenti de la frustration en l’absence de décisions ?
Pourtant, la réunion, qu’elle soit à distance ou physique, doit être un temps fort du management. C’est aussi un exercice délicat qui doit permettre à une équipe, dont les personnalités sont différentes, de comprendre, d’échanger, de résoudre ou créer ensemble. En tant que manager, en comprenant mieux vos tendances de personnalité vous pourrez animer une réunion motivante pour tous (et pas seulement pour ceux qui vous ressemblent), en vous appuyant sur vos points forts et en travaillant sur votre style opposé. Car au-delà des savoirs faire techniques, 80% de la réussite de vos réunions repose sur vos compétences comportementales, les soft skills. Impulser la bonne dynamique en réunion
Souvent la réunion d’un manager lui ressemble... Pourtant, un management agile permettrait de faire varier les formats en fonction des objectifs. Vous souhaitez organiser une réunion pour quoi faire ? Motiver, remotiver après de long mois de travail distanciel, informer, recadrer, souder ? Quelle dynamique souhaitez-vous créer ?
- Descendre de l’information : informer votre équipe, par exemple au sujet d’une nouvelle organisation, de nouveaux produits ou tarifs ?
- Remonter l’information par exemple avec un tour de table sur l’activité, ou une réunion d’expression des salariés ?
- Échanger de l’information : Partager les bonnes pratiques ou faire un brainstorming ?
La réunion d'un rouge dominant
Si vous n’avez pas fait votre test de personnalité, voici quelques caractéristiques principales pour une personnalité à dominante rouge : * Rapide, énergique, résolu.
- Goût de la compétition, recherche un maximum d’indépendance.
- Orienté vers les résultats, plus que la relation.
- Travaille rapidement et seul de préférence.
- Décide facilement et rapidement.
Vous êtes convaincu et donc convainquant. Votre sens de l’objectif vous permet de mener vos réunions tambour battant. Les ordres, directives d’actions, et informations générales passent de manière synthétique et sans perte de temps ! Leader naturel du groupe, vous n’hésitez pas à recadrer ceux qui s’aventureraient hors du champ prédéfini. Communiquant de manière kinesthésique, au centre d’une salle, vous animez le débat et distribuez la parole tel un chef d’orchestre.
Conseils :
Vos collaborateurs rouges apprécieront vos réunions sans pertes de temps qui permettent de faire avancer les solutions. En revanche, les plus introvertis de votre équipe (verts et bleus) pourraient avoir du mal à s’exprimer face au « Tout le monde est d’accord ? » Que diriez-vous de mettre un peu de rondeur à vos réunions, un peu de plaisir dans un café partagé, un peu de place pour des échanges informels, mais riches. Ceci vous permettrait de faire de vos réunions un temps fort de motivation. Car sachez-le, le plaisir et la dopamine permettent de soutenir l’effort et de redoubler d’attention.
La réunion d'un rouge dominant
Si vous n’avez pas fait votre test de personnalité, voici quelques caractéristiques principales pour une personnalité à dominante jaune :
- Optimiste, enthousiaste, communicatif et spontané.
- Recherche l’estime et la reconnaissance.
- Aime travailler en groupe.
- Créatif. A tendance à rêver
- Talent pour persuader et sens de l’improvisation.
La conduite de réunion est pour un jaune, le temps fort de son management participatif. Vous aimez rassembler vos troupes autour de vous et dynamiser votre équipe par des séquences créatives et ludiques ainsi que des brainstormings. La communication circule facilement et les interactions sont propices. En bon jaune qui se respecte, l’humour et le ludique sont à l’ordre du jour. Naturellement communiquant, vous aimez prendre la parole et rayonner.
Conseils :
Aimant improviser, l’ordre du jour rigide n’est pas votre fort. Afin que vos participants retiennent l’essentiel, interrogez-vous : Quelles sont les idées essentielles ? Vos réunions peuvent s’éterniser par l’absence de recadrage. Les sujets traités en premier se voient débattus longuement alors que les suivants, malgré leur importance, peuvent être expédiés par manque de temps. Commencez donc par les sujets importants et créditez-les d’un temps limite pour les évoquer. Pensez à faire ou faire faire un compte rendu.
La réunion d'un vert dominant
Si vous n’avez pas fait votre test de personnalité, voici quelques caractéristiques principales pour une personnalité à dominante verte :
- Recherche la cohérence et l’harmonie, a besoin d’anticiper. `
- Attentionné, stable et patient, il aime les relations personnalisées.
- Coopératif, il a besoin d’être utile aux autres
- N’aime pas les conflits. Soutient et écoute activement les autres.
Vos réunions sont de chaleureux lieux d’échanges qui permettent de partager différents points de vue. Calme, à l’écoute, vous favorisez le dialogue et le respect de chacune des opinions. Vous abordez les sujets avec méthode et savez consacrer du temps pour les sujets importants. Vous savez vous appuyez sur les autres et déléguer les présentations de certains sujets pour mettre en valeur les membres de l’équipe.
Conseils :
Redoutant de vous imposer, vous avez parfois du mal à recadrer les apartés et hors sujets. Si vous avez l’impression que le brouhaha s’installe dans le désordre et que les plus bruyants imposent leur opinion, reprenez la main en vous mettant au centre ou au tableau. Si vos réunions ont tendance à durer, préférez des techniques qui accélèrent la prise de décision telles que le vote : Qui est d’accord ? Qui est contre ? Qui prend en charge le dossier ? Programmez le sujet pour la prochaine séance en nommant un rapporteur pour synthétiser les données de départ. Recadrez les bavards et les hors sujets en les invitant à exprimer leur point de vue en entretien individuel.
La réunion d'un bleu dominant
Si vous n’avez pas fait de test de personnalité, voici quelques caractéristiques principales pour une personnalité à dominante bleue :
- Recherche des faits et des explications logiques.
- Agit et décide de manière prudente, organisée, structurée et détaillée.
- Analytique et orienté vers la tâche, travaille en solitaire avec beaucoup de précision
Conseils :
On peut vite s’ennuyer dans des réunions peu dynamiques. Vos participants attendent de l’action et du plaisir à partager : Créez des séquences dynamiques, avec des workshops ! Donnez de la force à vos propos en les mettant en scène. Pensez que chaque déplacement dans l’espace, chaque geste permet de vous faire mieux comprendre des plus kinesthésiques (les rouges et les jaunes). Faites un tri dans l’information. Sélectionnez les données essentielles que vous exposerez de manière synthétique en réunion avec des supports fun et aérés. Vous enverez le reste par la suite. Avez-vous pensé à un petit café pour couper vos huit heures de réunion ? ...